Schulungsunterlagen und Single-Source-Publishing

Schulungskonzept
Das Schulungsprogramm von Comet Communication GmbH umfasst das gesamte Spektrum der Technischen Dokumentation. Um SchulungsinteressentInnen dennoch ein auf ihre Bedürfnisse abgestimmtes Schulungsprogramm bieten zu können, wurde das Angebot in Module unterteilt, aus denen jede/r InteressentIn sein Programm zusammenstellt. Aufgrund der Vielfalt des Angebots weisen die vorzuhaltenden Schulungsunterlagen inhaltliche Überschneidungen auf und liegen gleichzeitig in vielen verschiedenen Versionen vor.

Forderungen
- Modularisierung wegen inhaltlicher Überschneidungen verschiedener
Unterlagen
- Versionierung aufgrund paralleler Schulungen verschiedener Versionen einer Software und der Variantenbildung durch Standard- sowie Individualschulungen

Analyse
Im Projekt wurden die vorhandenen Schulungsunterlagen zum Produkt RoboHelp der eHelp Corporation analysiert und das erstellte Single-Source-Konzept für einen Teil der Unterlagen umgesetzt.

Konzept
Das Konzept wurde nach dem von Frau Prof. Sissi Closs entwickelten Knotenklassenkonzept erstellt.

Tool-Auswahl
Da der Versionierung eine besonders wichtige Rolle zufällt, wurde Author-it der Author-it Software Corporation Ltd. gewählt. Author-it verwaltet alle Informationen als Objekte in einer zentralen Datenbank. Durch die Trennung von Form und Inhalt ist das medienneutrale Erstellen und Speichern der Informationen möglich.

Die Umsetzung
Nach der Definition der Dokumentvorlage in MS Word und der Einrichtung der Author-it-Umgebung können die Inhalte nach den im Knotenklassenkonzept festgelegten Regeln erfasst werden.

Die Anwendung
Sind alle Informationen in Author-it abgelegt, können beliebig viele Dokumente per Drag & Drop in Book Objects zusammengestellt und publiziert werden. Als Ausgabeformate stehen dabei Print, HTML, XHTML sowie zahlreiche Online-Hilfe-Formate zur Verfügung.
Aus den bestehenden Objekten können durch die Versionierung zahlreiche neue Objektversionen erstellt werden. Dadurch ist es möglich, trotz ständiger Aktualisierung auch ältere Versionen der Schulungsunterlagen griffbereit zu halten.

Fazit
Die zentrale Vergabe von differenzierten Nutzerrechten sowie das Offline-Authoring und ein Projektsteuerungsmodul machen Author-it zu einem wertvollen Single-Source-Publishing-Tool in der Technischen Dokumentation.

Die Kurzfassung des Vortrages können Sie sich hier als pdf-Datei herunterladen.

Schulungsunterlagen und Single-Source-Publishing - Wie passt das zusammen?