Einheitlichkeit ist ein zentrales Qualitätskriterium für die Dokumentation und wird zu einem kritischen Kostenpunkt, je größer der Umfang der Dokumentation ist, je mehr Personen bei der Erstellung der Inhalte mitwirken und in je mehr Sprachen der Ausgangstext übersetzt wird. Aber: Wir wissen alle, wie schwer es ist, Terminologie, Schreibweisen und Formulierungen in den Griff zu bekommen.
In der professionellen Redaktion werden daher seit jeher Möglichkeiten gesucht, die den Autoren das Erreichen von Einheitlichkeit erleichtern. Im Laufe der Zeit ist ein reichhaltiges Instrumentarium entstanden, angefangen von formalen Prüfprogrammen für die Rechtschreibung bis hin zu methodischen Ansätzen für die Wiederverwendung von Inhalten wie die Klassenkonzept-Technik von Prof. Sissi Closs (siehe Kasten).
Mit der Klassenkonzept-Technik [Closs, 2007] lassen sich Modelle und Standards für topicbasierte Informationsgebilde definieren. Das Klassenkonzept stellt ein stabiles und gleichzeitig flexibles Gerüst für Inhalte beliebiger Größe und Komplexität dar.
Es gibt einen Rahmen vor, der die Erstellungsseite leitet und die Effizienz auf der Erstellungs- und Nutzungsseite unterstützt. Es macht die Qualität eines Informationsgebildes überprüfbar und hilft, Aufgaben zu automatisieren. So kann effektiv festgestellt werden, ob ein benötigtes Modul schon existiert oder ein vorhandenes Modul verändert werden darf, ohne dass sich Fehler einschleichen, weil die Änderung nicht für alle Stellen gilt, an denen das Modul verwendet wird.
Und dennoch ist das Ziel noch nicht erreicht. Trotz Styleguides, Richtlinien, Normen und Vorlagen, die mit hohem Aufwand erstellt, gepflegt und erlernt werden müssen, kommt es immer wieder zu Abweichungen sowie unnötigen Redundanzen und Überschneidungen, selbst wenn nur eine Person im Spiel ist.
Das liegt im Wesentlichen an der Schwerfälligkeit und Trägheit des bisherigen Vorgehens. Für die Autoren ist es unmöglich, alle vorhandenen Inhalte und Festlegungen zu kennen. Das Auffinden passender Vorlagen und Vorgaben erfordert zumindest eine grobe Ahnung, dass solche existieren, und zusätzlich eine meist aufwändige Suche, bis das Passende gefunden ist. Das ist trotz guter Suchfunktionen immer noch zu aufwändig, um bei jedem Satz, der neu geschrieben wird, separat und zusätzlich zur Erstellung der Inhalte durchgeführt werden zu können. Zudem werden Neuerungen erst zeitversetzt oder gar nicht in die vorhandenen Vorgaben eingepflegt, sodass beispielsweise neue Begriffe erst mit großer Zeitverzögerung in der standardisierten Terminologie auftauchen.
Das elektronische Gedächtnis, eine Übertragung der aus Übersetzungswerkzeugen bekannten Translation-Memory-Funktion auf die Redaktionswelt, bietet jetzt viel versprechende Lösungsansätze von der Tool-Seite (siehe Tabelle).
Die folgenden Tabelle zeigt Produkte, die eine Authoring-Memory-Funktion bieten:
Produkt | Hersteller | Basis | Web |
|---|---|---|---|
Author-it Xtend | ASC | Author-it 5.0 | www.author-it.de |
SDL Author Assistant | SDL | gängige Autorenwerkzeuge wie z. B. FrameMaker oder Word | www.sdl.com |
Across Author PlugIns | Across | www.across.net |
So bietet das Redaktionssystem Author-it in der jüngsten Version eine neue Funktion, genannt Authoring Memory. Bei der Texteingabe prüft dieses elektronische Gedächtnis automatisch, ob ein ähnlicher oder identischer Inhalt bereits existiert und wenn ja, bietet es diesen zur Auswahl an. Dadurch entfällt die Suche nach schon vorhandenen Inhalten und es wird verhindert, dass derselbe Inhalt immer wieder neu erstellt wird.
Abbildung 1: Authoring-Memory-Funktion von Author-it Xtend
Die Autoren können individuell einstellen, ob nur identische Inhalte vorgeschlagen werden oder auch ähnliche Formulierungen, die bis zu einem gewählten Grad vom neubegonnenen Text abweichen.
Abbildung 2: Authoring-Memory-Funktion von Author-it Xtend
Auch vorhandene Inhalte können mit Authoring Memory auf unerwünschte Inkonsistenzen geprüft und mühelos vereinheitlicht werden.
Abbildung 3: Ergebnis nach der Vereinheitlichung mit Author-it Xtend
Die Vorteile des elektronischen Gedächtnisses liegen auf der Hand:
Closs, Sissi: Single-Source-Publishing: Topicorientierte Strukturierung und DITA, München, 2007 (entwickler.press, 3-935042-98-1).
Prof. Sissi Closs
Comet Computer GmbH
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Rückertstraße 5, 80336 München
Tel: (+49 89) 54456045
Fax: (+49 89) 54456046
E-Mail: closs@comet.de
www.comet.de
16.07.08
Prof. Sissi Closs - Inhaberin und Geschäftsführerin von Comet Computer und Comet Communication sowie Professorin für Informations- und Medientechnik im Studiengang Technische Redaktion an der Hochschule Karlsruhe
Herausgeberin:
Comet Computer GmbH
Rückertstr. 5
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Fax: 089-54 45 60 46
E-Mail: comet@comet.de
Verantwortlich:
Prof. Sissi Closs
Comet zählt seit Ende der 80er Jahre zu den führenden Anbietern im Bereich Technische Dokumentation. Mit unserem Team aus Informatikern, Natur- und Geisteswissenschaftlern sowie Grafikern und Web-Designern entwickeln wir anspruchsvolle Lösungen, die passgenau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Wir erstellen Handbücher, Online-Hilfen und Bedienungsanleitungen – mediengerecht und in mehrsprachiger Übersetzung. Selbstverständlich übernehmen wir auch die Lokalisierung Ihrer Software und unterstützen Sie bei der Umstellung Ihrer Technischen Dokumentation auf Single Source Publishing.
In unserem modernen Schulungszentrum bieten wir Kurse zu allen aktuellen Themen der Technischen Dokumentation – von den Grundlagen bis zu den Tools wie RoboHelp, AuthorIT und Framemaker.
Die Comet Communication GmbH bietet Ihnen Beratung, Schulung und Service rund um die Technische Redaktion, Technische Dokumentation und Technische Kommunikation.
| 21.09.2010 | DITA (Darwin Information Typing Architecture) |
| 22.09.2010 | InDesign als DTP-Programm |
| 24.09.2010 | Lokalisierung |
| 29.09.2010 | Online-Hilfen - Grundkurs |
| 06.10.2010 | Captivate - multimediale Tutorials für die Software-Dokumentation |