FrameMaker - Vorlagen für generierte FrameMaker-Dateien wieder verwenden

Um es gleich zu sagen: Der naheliegendste Weg führt am Ziel vorbei! Wenn Sie Vorlagen in ein anderes Buchverzeichnis (Verzeichnis mit Buchdatei und zugehörigen Buchkomponenten) kopieren und sie in die geöffnete Buchdatei über den Menübefehl Hinzufügen/Dateien aufnehmen, werden sie nicht mehr wie generierte Dateien behandelt. D. h. die Möglichkeit automatischer Aktualisierung bleibt auf der Strecke.

Der einfachste Weg: Vorlage kopieren und umbenennen

Damit kopierte Dateien aktualisierbar bleiben, müssen Sie im Menü Hinzufügen abhängig vom Dateityp den jeweils passenden Befehl wählen. Aber das spezifische Hinzufügen erzeugt üblicherweise neue, weitgehend unformatierte Dateien. Wie also lässt sich eine Vorlage nutzen? Die Lösung ist einfach: Kopieren Sie die bestehende Vorlage ins Buchverzeichnis, und benennen Sie sie um. Geben Sie ihr den Namen, den FrameMaker bei der Neugenerierung vergeben würde: .fm, für ein Inhaltsverzeichnis im Buch Comet also z. B. CometIVZ.fm. Sobald eine solche Datei im Buch existiert, erzeugt FrameMaker keine neue, sondern verwendet die bestehende mit den ihr eigenen Formaten einschließlich der nicht variablen Texte wie z. B. Überschriften. Einzig die zu generierenden Inhalte müssen über Einstellungen noch festgelegt werden.

Der flexible Weg: Datei neu generieren und Formate wahlweise importieren

Alternativ können Sie im Buch durch spezifisches Hinzufügen eine neue Datei generieren (die FrameMaker automatisch korrekt benennt) und die Vorlagenformate importieren (Datei/Importieren/Formate). Nachteil dieser Variante: Nicht variable Texte wie Überschriften gehen verloren. Grundsätzlich können Sie wählen, welche Formate Sie übernehmen möchten: sicherheitshalber alle, mindestens aber die Absatzformate und Referenzseiten. Falls Ihre Vorlage spezielle Zeichenformate verwendet (z. B. kursiv für Index-Seitenangaben), dürfen Sie diese nicht vergessen. Auch das Übernehmen von Seitenlayouts spart eine Menge Arbeit.

Der komfortabelste Weg: Buchvorlagen erstellen und kopieren

Außer bei einfachen Markenindizes (Indizes, die auf Textmarken basieren), haben die beschriebenen Alternativen einen kleinen Schönheitsfehler: Abhanden kommt die Information, welche Inhalte in die Datei zu übernehmen sind, also z.B. welche Absatztypen ein Inhaltsverzeichnis berücksichtigen soll. Diese Information ist nicht in der Vorlage, sondern im jeweiligen Buch gespeichert und lässt sich nicht importieren. Bei überschaubaren Listen mag das nicht weiter stören. Aber wenn für ein Inhaltsverzeichnis dutzende Absatztypen relevant sind, wird es lästig.

Diesen unliebsamen Nebeneffekt können Sie umgehen, indem Sie Buchvorlagen mit allen benötigten generierten Dateien erstellen, die Sie wunschgemäß konfigurieren und gestalten. Buchvorlagen ersparen Ihnen viel Arbeit und stellen sicher, dass von Anfang an alle erforderlichen Angaben korrekt sind. Für jedes neue Buch öffnen Sie die Buchvorlage und speichern sie unter anderem Namen. Beim ersten Aktualisieren des neuen Buches erzeugt FrameMaker alle vorgegebenen generierten Dateien mit korrekten buchspezifischen Namen. Da die Dateivorlagen mit dem ursprünglichen Namen zusätzlich noch vorhanden sind, müssen Sie diese löschen.

Der mehrsprachige Weg: Dateisuffix ändern und Referenzseiten überarbeiten

Ein komplexeres Vorhaben ist, dieselben Vorlagen für verschiedensprachliche FrameMaker-Versionen einsetzbar zu machen, also z. B. für FrameMaker in Deutsch und Englisch. FrameMaker benennt nämlich generierte Dateien gleichen Typs je nach Programmsprache unterschiedlich. Das Inhaltsverzeichnis heißt im deutschen Programm z. B. IVZ, im englischen TOC. Entspechend haben auch Referenzseiten und automatisch angelegte Absatztypen abweichende Namen.

Sofern Sie nicht mit Buchvorlagen arbeiten, sondern mit einzelnen Dateivorlagen, übernehmen Sie beim spezifischen Hinzufügen im Fenster Einstellungen nicht das Standardsuffix, sondern geben im Feld Erweiterung das Suffix Ihrer Vorlage an.

Aber das allein hilft nicht in jedem Fall. Für einen Standardindex beispielsweise legt FrameMaker neue Absatztypen an und verdoppelt Texte auf der zugehörigen Referenzseite. Dort findet sich dann unter anderem der Absatz mit dem Typ GruppentitelSIX ein zweites Mal in anderer Sprache (GroupTitlesSIX). Um die Index-Vorlage in beiden FrameMaker-Sprachversionen verwenden zu können, müssen Sie die neuen Absatztypen so ändern, dass ihre Eigenschaften mit denen der alten Absatztypen übereinstimmen. Wenn von vorneherein feststeht, dass Sie Vorlagen in mehreren FrameMaker-Sprachversionen nutzen wollen, sollten Sie die 'doppelten Teile' schon vorab einbauen.

Kein Weg ohne Grenzen

Das Arbeiten mit Vorlagen ist nur dann sinnvoll, wenn Sie gleichartige Dokumente erstellen, die z. B. gleichnamige Absatzformate verwenden oder im Inhaltsverzeichnis die gleichen Absatztypen vorsehen. Unter dem Einheitlichkeitsaspekt sind Indizes aufgrund standardmäßig vorgesehener Markentypen (Textmarken) weitgehend unkritisch. Ansonsten bringt jede Abweichung mehr oder weniger umfangreiche Nachbearbeitung.