Word – Sonderwünsche bei Kopf- und Fußzeilen?

Kleine Helfer machen's möglich

Kopf- und Fußzeilen werden in gedruckten Dokumenten verwendet und enthalten Informationen, die nicht zum eigentlichen Text gehören. In der Kopfzeile (am oberen Seitenrand) können Sie z. B. einen Text oder eine Grafik einfügen, die sich auf mehreren Seiten des Dokuments wiederholen können. In der Fußzeile (am unteren Seitenrand) fügen Sie üblicherweise die Seitennummerierung ein.

Grundsätzlich lassen sich Kopf- und Fußzeilen gestalten wie herkömmlicher Lauftext, d. h. Sie können Zeichen- und Absatzformate zuweisen, Linien, Rahmen, Bilder und Grafiken platzieren (z. B. Firmenlogos) sowie Felder und Autotext einfügen.

Fast jeder hat mit Word schon einmal Kopf- und Fußzeilen erstellt. Deshalb verzichtet das Tutorial darauf, diese Word-Funktion grundlegend zu erläutern. Vielmehr greift es einige Sonderfälle heraus, die nicht immer auf Anhieb geläufig sind.

Erste, linke und rechte Seiten unterschiedlich beschriften

Generell wiederholen sich Kopf- und Fußzeilen auf jeder Seite. Bei doppelseitiger Dokumentgestaltung, also bei gegenüberliegenden Seiten, ist es oftmals sinnvoll, linke und rechte Seiten unterschiedlich zu beschriften. Idealerweise wählen Sie die Inhalte links und rechts so, dass sie sich ergänzen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, bietet Word eine spezielle Funktion, mit der Sie Ihre Dokumentseiten bereits für unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen einrichten können. Unterschieden wird zwischen gerader (linker) und ungerader (rechter) Seite. Zudem können Sie auch die erste Dokumentseite, üblicherweise das Deckblatt, unabhängig von den anderen Textseiten mit einer speziellen Kopf- bzw. Fußzeile versehen.

Um diese Optionen zu nutzen, gehen Sie zu Beginn der Dokumenterstellung folgendermaßen vor:

Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Kopf- und Fußzeile.
Klicken Sie das Symbol (Seite einrichten).
Das Fenster Seite einrichten erscheint.

Seite einrichten

Klicken Sie den Reiter Seitenlayout.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen
- Gerade/ungerade anders,
- Erste Seite anders.
Speichern Sie mit OK.

Ab sofort unterscheidet Ihr Dokument zwischen erster Seite sowie geraden und ungeraden Seiten. Wenn Sie anschließend in den Kopf- und Fußzeilen Text und Bilder einfügen möchten, müssen Sie das dreimal tun: für die erste Seite, für alle geraden Seiten und für alle ungeraden Seiten. Beim Bearbeiten der Kopf- und Fußzeilen zeigt die Rahmenbeschriftung, bei welchem dieser drei Seitentypen Sie sich gerade befinden, z. B. Kopfzeile Gerade Seite.

Durch Klicken der Symbole (Vorherige anzeigen) oder (Nächste anzeigen) können Sie beim Bearbeiten zwischen den Seitentypen wechseln.

Kopf- und Fußzeilen abschnittsweise variieren

Wenn Ihnen die Unterscheidung zwischen erster Seite sowie geraden und ungeraden Seiten nicht genügt, weil Sie beispielsweise Ihr Dokument nicht fortlaufend nummerieren, sondern mittendrin eine neue Seitenzählung beginnen möchten, müssen Sie Dokumentabschnitte definieren - so viele, wie benötigt werden. Dann lassen sich maximal drei Kopf- und Fußzeilen - wie bereits beschrieben - für jeden einzelnen Abschnitt einrichten. Abschnittswechsel setzen Sie so:

Setzen Sie die Schreibmarke im Dokumenttext an die Stelle, wo der neue Abschnitt beginnen soll.
Wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Manueller Wechsel. Das Fenster Manueller Wechsel erscheint.

Abschnittswechsel

Aktivieren Sie unter Abschnittswechsel das gewünschte Optionsfeld, z. B. Nächste Seite (d. h., dass der nächste Abschnitt auf einer neuen Seite beginnt.)
Speichern Sie mit OK.

Danach umfasst das Dokument mehrere Abschnitte. Beim Bearbeiten der Kopf- und Fußzeilen zeigt die Rahmenbeschriftung nicht mehr nur, bei welchem Seitentyp Sie sich gerade befinden, sondern auch in welchem Abschnitt: Abschnitt 1, Abschnitt 2 usw.

Durch Klicken der Symbole (Vorherige anzeigen) oder (Nächste anzeigen) können Sie beim Bearbeiten nunmehr zwischen den Seitentypen aller Abschnitte wechseln.

Hinweis: Ab dem zweiten Dokumentabschnitt ist in der Kopf-/Fußzeilen-Symbolleiste das Symbol (Wie vorherige) aktiv. Sie müssen es durch Klicken deaktivieren, wenn die Kopf- bzw. Fußzeile des betreffenden Abschnitts nicht mit der des vorherigen Abschnitts übereinstimmen soll. Wird das vergessen, gibt es schnell ein Durcheinander, das sich nur mühsam beheben lässt.

Umgekehrt können Sie natürlich die Kopf- und Fußzeilen aller oder mehrerer Abschnitte angleichen, indem Sie das Symbol (Wie vorherige) aktivieren. Die aktuelle Kopf- bzw. Fußzeilen zeigen dann automatisch den gleichen Inhalt, wie die des jeweiligen Seitentyps (erste, gerade oder ungerade Seite) im vorherigen Abschnitt.

Seitenzahlen um Kapitelnummern ergänzen

Natürlich wollen Sie nicht unbedingt für jedes neue Kapitel einen Abschnittswechsel setzen, nur um die Seitenzählung neu zu beginnen und die Seitenzahlen um die jeweilige Kapitelnummer zu ergänzen. Word nimmt Ihnen die Arbeit ab, allerdings müssen zunächst folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Damit die Kapitelüberschrift für das Programm als solche erkennbar ist, muss sie mit der entsprechenden Überschrift-Formatvorlage formatiert sein.
Die Kapitelnummerierung muss im Menü Format über den Befehl Nummerierung und Aufzählungszeichen (Reiter Gliederung) gesetzt worden sein. In der Regel legen Sie die Kapitelnummerierung schon bei der Definition der Formatvorlage (Menü Format, Befehl Formatvorlage) fest, wobei im Fenster Formatvorlage bearbeiten der Befehl Nummerierung und Aufzählungszeichen (Reiter Gliederung) über die Schaltfläche Format erreichbar ist.

Kapitel

Dann gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Kopf- und Fußzeile.
Klicken Sie das Symbol (Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln), um in die Fußzeile zu wechseln.
Klicken Sie das Symbol (Seitenzahlen formatieren).
Das Fenster Seitenzahlenformat erscheint.

Seitenzahlen

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kapitelnummer einbeziehen.
Wählen Sie das gewünschte Zahlenformat, z. B. arabischeoder römische Ziffern.
Geben Sie an, welche Formatvorlage für die Kapitelüberschrift verwendet wird.
Wählen Sie das gewünschte Trennzeichen, das zwischen Kapitelnummer und Seitenzahl stehen soll.
Geben Sie an, mit welcher Seitenzahl die Nummerierung jedes Kapitels beginnen soll.
Speichern Sie mit OK.
Klicken Sie dann das Symbol (Seitenzahl einfügen).
Die Seitenzahl lautet dann - je nach Formatierung - z. B. 1-1 für Kapitel 1, Seite 1.

Überschriften in Kopf- oder Fußzeilen übernehmen

Wenn Sie Ihre Kopf- oder Fußzeilen so definieren möchten, dass bestimmte Überschriften automatisch übernommen werden, müssen die betreffenden Überschriften für das Programm auch als Überschriften erkennbar sein. Das ist immer dann der Fall, wenn sie mit einer Überschrift-Formatvorlage formatiert sind. Und so geht's weiter:

Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Kopf- und Fußzeile.
Setzen Sie die Schreibmarke an die Stelle, wo die Überschrift stehen soll.
Wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Feld. Das Fenster Feld erscheint.
Wählen Sie unter Kategorien den Eintrag Verknüpfungen und Verweise.
Wählen Sie unter Feldnamen den Eintrag StyleRef.
Klicken Sie die Schaltfläche Optionen.
Klicken Sie den Reiter Formatvorlagen.
Markieren Sie unter Namen die Formatvorlage der gewünschten Überschrift, z. B. Überschrift 1.
Klicken Sie die Schaltfläche Hinzufügen.
Speichern Sie mit OK, und schließen Sie dann das Fenster Feld ebenfalls mit OK.

Ab sofort erscheint - je nach Einstellung - in der Kopf- bzw. Fußzeile die gewünschte Überschrift. Der Kopf- bzw. Fußzeileneintrag richtet sich nach der jeweils aktuellen Dokumentüberschrift des angegebenen Formates und aktualisiert sich selbstständig. Wenn Sie beispielsweise die Kapitelüberschrift (Überschrift 1) eingestellt haben, zeigen alle Kopf- bzw. Fußzeilen eines Kapitels automatisch die richtige Kapitelüberschrift.