Technische Dokumentation - mehr als eine Bedienungsanleitung

Technische Dokumentation liefert, wie der Name schon sagt, Information vorwiegend zu technischen Produkten. Sie hat die Aufgabe, das Produkt für die Zielgruppe verständlich zu machen und zugleich die Informationen bedarfsgerecht zu präsentieren. Im Laufe der Jahre haben sich unterschiedliche Dokumentationsarten etabliert, unter anderem Bedienungsanleitung, Administrationshandbuch, Online-Hilfe und Spezifikation. Technische Dokumentation begleitet das gesamte Produktleben, von der Idee bis zur Entsorgung.

Natürlich wird sie vorrangig von Kunden benötigt, die das Produkt einsetzen. Darüber hinaus wird sie aber auch beim Hersteller von allen Unternehmensbereichen gebraucht, die mit dem Produkt zu tun haben.

Zeitgemäße Technische Dokumentation bietet viele Vorteile. Sie verringert den Schulungsaufwand, gewährt Rechtsschutz und unterstützt den Kundenservice. Idealerweise bildet die Technikredaktion die Zentrale für das unternehmensweite Informationsmanagement.

Technische Dokumentation im Laufe eines Produktlebens

Folgende Beispiele zeigen, in welcher Form Technische Dokumentation für ein Produkt in unterschiedlichen Unternehmensbereichen auftritt:

Im Rahmen der Produktentwicklung bilden Fach- und Feinkonzepte sowie Spezifikationen die Basis zur Erstellung, Weiterentwicklung und Fehlerbehebung des Produkts.
Für die Produktion werden in Abstimmung mit der Produktentwicklung Qualitäts- und Produktionsrichtlinien definiert und Pläne erstellt.
Vertrieb und Marketing nutzen Technische Dokumentation als Grundlage zur Erstellung von Image-Broschüren und Vertragsunterlagen.
Support und Service benötigen beispielsweise Wartungshandbücher, um Kundenanfragen schneller und besser beantworten zu können.
Die Unternehmensführung kann sich mit Technischer Dokumentation vor Reklamationen, Haftungsfragen und Schadensersatzansprüchen schützen, weil sie rechtliche Vorgaben einhält und gegenüber dem Kunden Leistungsfähigkeit, Qualitätsstandards und Produktzweck klar definiert.
Für Schulungen können anhand Technischer Dokumentation Tutorials oder Web-Based Trainings (WBT) zielgruppengerecht entwickelt werden.
Kunden erwarten, mit Bedienungshandbüchern, Sicherheitsrichtlinien und Schulungsunterlagen verständlich über das Produkt informiert zu werden.

Innerhalb des Produktlebens benötigen die einzelnen Unternehmensbereiche oft die gleichen Informationen, aber für unterschiedliche Zwecke.

Wenn die Technikredaktion zur zentralen Informationsschnittstelle im Unternehmen wird, sind sämtliche Informationen für alle Beteiligten erreichbar. Dadurch ergeben sich gewinnbringende Synergien.

Wer macht Technische Dokumentation?

Technische Dokumentation hat sich zunehmend als spezialisierte Dienstleistung und eigene Fachdisziplin etabliert. Dank ihres umfassenden interdisziplinären Wissens gelingt es Technikredakteurinnen und -redakteuren, vielseitige Fähigkeiten zielsicher zu vereinen. Sie verstehen es, mit geeigneten Verfahren, großem sprachlichen und technischen Know-how sowie hoher Sozialkompetenz Informationen in Text und Bild für verschiedene Zielgruppen verständlich darzustellen und mediengerecht aufzubereiten.

Technikredakteure kommen aus unterschiedlichen Fachrichtungen wie Natur- und Geisteswissenschaften oder Informatik. Sie qualifizieren sich üblicherweise durch betriebliche Volontariate oder ein Hochschulstudium, leisten aber auch als Quereinsteiger ganze Arbeit.

Wo kann Technische Dokumentation noch eingesetzt werden?

Das Know-how, das mit Technischer Dokumentation gewonnen wird, lässt sich innerhalb eines Unternehmens auch auf andere Bereiche übertragen. Hervorzuheben sind insbesondere folgende Kompetenzen:

Immer umfangreichere und komplexere Dokumente erfordern spezielle Strukturierungstechniken, die Profi-Autoren beherrschen. Diese Strukturierungskompetenz kann in vielerlei Hinsicht gewinnbringend genutzt werden: von der Aufbereitung umfangreicher Wissensbestände bis hin zur Analyse, Bewertung und Optimierung von Geschäftsprozessen.

Des Weiteren verlangt die Technikredaktion immer mehr EDV-Know-how. Technikredakteure entwerfen Bedienoberflächen, programmieren Skripte und Datenbanken und schreiben komplexe Programme. Somit werden die Grenzen zwischen Entwicklung und Redaktion fließend, beide Bereiche können sich austauschen und davon profitieren.