Office 21 - das Büro der Zukunft

Der Zeitsprung in die Wissensgesellschaft ist eng mit dem Büro, dem Wissens-Center der Zukunft, verbunden. Moderne Informations- und Kommunikationstechnologien verändern die Welt des Büros radikaler als je zuvor; sie verändern die Koordinaten der Bürowelt: Ort, Zeit und Struktur.

In Zukunft wird es DAS BÜRO nicht geben. Hochdynamische Koordinatenkombinationen erlauben viele aufgaben- und nutzerspezifische Bürowelten, Bürowelten, die dazu dienen, Kreativität zu fördern und Innovationen hervorzubringen. War bis dato die Welt der Büroarbeit weitgehend durch überwiegend starre Arbeitszeiten, fixe Orte und zentrale Unternehmensstrukturen bestimmt, so entstehen durch die Flexibilisierung dieser Parameter faszinierende Arbeitsmöglichkeiten in einem dreidimensionalen Aktionsfeld.

Galt bisher die Maxime "Arbeite in einer festen Struktur, am fixen Ort und zur bestimmten Zeit", so erlauben innovative Technologien der Informations- und Kommunikationstechnik ein "Arbeiten mit wem, wo und wann Du willst".

Innovationstrends bei Informations- und Kommunikationstechnologien ermöglichen Mobilität bezüglich Arbeitszeit und Arbeitsort. Virtuelle Unternehmen, Telearbeit, Hot-Desking (Arbeitsumgebung, die kurzfristiges Arbeiten nach dem Plug & Work-Prinzip ermöglicht), Mobile Working etc. sind derzeit sich entwickelnde und umgesetzte Konzepte. Dabei verändern sich eingespielte und erprobte Organisationskonzepte. Das Arbeiten in hochdynamischen, cross-funktionalen Projektteams nimmt einen immer größeren Umfang ein. Flexible Center- und Teamstrukturen ersetzen zunehmend bislang noch vorherrschende funktionale und prozessorientierte Organisationsformen. In manchen Unternehmen wird schon von der `Adhocracy' gesprochen. Flexibilität, Dynamik und schnellste Anpassungsfähigkeit werden zu entscheidenden Erfolgsfaktoren im globalen Wettbewerb. Um solche Organisationen führbar zu halten, werden neue Systeme zur Zielvereinbarung und Führung (z.B. Balanced Scorecard: integriertes Kennzahlensystem, das neben den traditionellen finanziellen Aspekten auch Kundenperspektive, interne Geschäftsprozesse sowie Lern- und Entwicklungsaspekte mit einbezieht), neue Vergütungsmodelle sowie innovative Incentive-Systeme erprobt und eingeführt. Besondere Bedeutung haben diese Systeme für die Führung sehr schwach an das Unternehmen gebundener Mitarbeiter oder gar nur temporär in Projektaufgaben eingebundener Free- oder E-lancer.

Mit diesen Veränderungen entstehen auch neue Arbeitsplatzkonzepte, Arbeitsraumformen und Bürohaustypen. Schon heute wird mit neuen Raumformen, wie dem fraktalen Büro (Gliederungsprinzip von Bürogebäuden, das deren Aufteilung in selbstähnliche Fraktale hinsichtlich Funktion, Prozess und Raum ermöglicht), dem non-territorialen Büro oder auch dem Business-Club (non-territoriales Bürokonzept, das drei Zonen vorsieht: Business Center, Team Center und Lounge) experimentiert.

Grundgedanken dieser Konzepte sind hohe Flexibilität, team- und mitarbeitergetriebene Veränderungsmechanismen, Selbstorganisation als Leitmaxime sowie Flächen- und Raumökonomie. Damit kommt auch dem Bürohaus eine neue Bedeutung zu.
Höchste Effizienz der Arbeitsprozesse in Verbindung mit ökonomisch und ökologisch anspruchsvollen Gebäude- und Raumkonzepten sind wesentliche Anforderungen an moderne Bürogebäude. Dies betrifft die informationstechnische Infrastruktur, energieoptimierte Heizungs-, Belüftungs- und Beleuchtungssysteme, die Akustik im Raum, raumstrukturierende Elemente sowie die Gebäudeleittechnik.

Das Bürogebäude entwickelt sich zu einem Brennpunkt der Kommunikation. Telemedien übernehmen im Büro der Zukunft zwei entscheidende Aufgaben: Sie sind der Schlüssel zur Aufrechterhaltung des Informationsflusses zwischen Führungskräften und unmittelbarem Arbeitsumfeld sowie zwischen Kolleginnen und Kollegen, und sie bringen eine neue Qualität in die Arbeits- und Meeting-Räume. Workflow- und Dokumenten-Management-Systeme, elektronische Brainstorming-Tools und Liveboards (White Boards mit digitaler Arbeitsfläche) verändern die Büroprozesse. Elektronische Tapeten kreieren Wissenslandschaften, machen aus Räumen virtuelle Projektbüros und übertragen Wissen in andere Kreativräume.

Für die direkte Kommunikation müssen Flächen und Räume unterschiedlicher Qualitäten angeboten werden. Von einem technisch hochwertig ausgestatteten Präsentationsraum, über Räume für interne Besprechungen mit einer eher funktionsorientierten Gestaltung, bis hin zu offenen Besprechungszonen und Meeting-Points bei den Büroflächen oder Fluren. Die Flächen dürfen nicht den Charakter von Restflächen haben, sondern sie müssen zum Gespräch einladen. Der Anteil kommunikationsorientierter Flächen muss steigen. 1- und 2-Personenbüros werden zunehmend offenen Strukturen für Team- und Projektarbeit weichen, in denen über den Tisch hinweg kommuniziert und die Gruppierung der Arbeitsplätze fallweise auch schnell verändert werden kann.

Die Kantine kann zur Unterstützung der Kommunikation neue Bedeutung erhalten. Während sie heute meist nur über die Mittagszeit für zwei bis drei Stunden belegt ist, könnte sie außerhalb dieser Zeit für Besprechungen genutzt werden. Die Gestaltung der Kantine darf sich nicht an den üblichen langen Tischreihen orientieren, sondern sollte für Gruppen Flächen unterschiedlicher Qualitäten, Ausstattungen und unterschiedlichen Ambientes anbieten. Eine Kantine, die das Flair eines Business-Restaurants hat und mit Anschlüssen für das `Plug & Work' versehen ist, wird von morgens bis abends für Besprechungen genutzt werden.

Die Autoren
Prof. Dr.-Ing. Peter Kern wurde 1941 in Heilbronn geboren. Nach dem Studium des Maschinenbaus, Fachrichtung Fertigungstechnik, promovierte er zum Dr.-Ing. an der Universität Stuttgart. Peter Kern ist Institutsdirektor und Mitglied der Führungskonferenz am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), Stuttgart. Er arbeitet in den angewandten Forschungsgebieten Technologiemanagement und Arbeitswissenschaft. Seine Schwerpunkte liegen in den Bereichen Office Engineering und Arbeitsgestaltung. Er ist Initiator des Verbundprojekts OFFICE 21.

Dr. Wilhelm Bauer ist heute, nach dem Studium der Arbeitswissenschaften und Datenverarbeitung sowie der Promotion an der Universität Stuttgart, Mitglied im Führungskreis am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO). Er leitet dort die Bereiche Human Engineering und Virtual Reality und ist Leiter des Verbundforschungsprojektes OFFICE 21 sowie des Office Innovation Center der Fraunhofer-Gesellschaft. Schwerpunkte seiner Forschungs- und Beratungsarbeiten liegen im Bereich der Zukunft der Arbeit und ihrer Implikationen auf die Gestaltung von Organisation, IT-Infrastruktur und Arbeitsraumgestaltung.