RoboHelp 8: Baggage-Dateien - das leichte Handgepäck für Ihre Hilfe

Überblick

Baggage-Dateien sind beliebige Dateien, die im Hilfeprojekt und allen Ausgaben quasi als freies Konvolut enthalten sind. Einmal in das Projekt aufgenommen, können sie in den Topics auf verschiedene Weisen referenziert werden.

So fügen Sie eine Baggage-Datei hinzu:

Öffnen Sie den Projektmanager.
Klicken Sie einen Ordner mit der rechten Maustaste und wählen Sie
Neu > Baggage-Datei.
Suchen Sie die Datei, die Sie hinzufügen möchten.

Die Datei wird von RoboHelp in das Projektverzeichnis kopiert und erscheint im Projektmanager, sofern Sie über die Schaltfläche die Option Baggage-Dateien anzeigen aktiviert haben.

Beispiel 1: Mitliefern von Zusatzdokumenten

Oft besteht der Wunsch, zusammen mit der Hilfe zusätzliche Dokumente auszuliefern. Dies können ergänzende Handbücher oder eine für den Druck optimierte Fassung der Online-Hilfe im PDF-Format sein.
Nehmen Sie dazu das gewünschte Dokument als Baggage-Datei auf und fügen Sie im Topic in gewohnter Weise einen Querverweis ein, der dieses Mal jedoch nicht auf eine andere Hilfeseite, sondern auf Ihr Dokument verweist.

Per Drag-and-Drop:

Ziehen Sie die Baggage-Datei bei gedrückter Shift-Taste aus dem Projektmanager in das Topic, oder
markieren Sie einen Verweistext und ziehen Sie die Baggage-Datei bei gedrückter Shift-Taste darauf.

Über das Menü:

Klicken Sie Einfügen > Hyperlink/Popup.
Klicken Sie die Schaltfläche und wählen Sie Datei.
Suchen Sie die Baggage-Datei, die Sie verknüpfen möchten.

Achten Sie darauf, nur Dateien innerhalb des Projektverzeichnisses zu öffnen.

In der Hilfe erscheint der Verweis als normaler Hyperlink, der beim Anklicken das Dokument öffnet. Aber Vorsicht: die Baggage-Datei wird in dem Programm geöffnet, das auf dem Rechner des Benutzers mit ihrer Dateinamen-Erweiterung verknüpft ist. Exotische oder möglicherweise beim Benutzer anders verknüpfte Formate sollten daher vermieden werden; PDF-Dateien lassen sich normalerweise problemlos verknüpfen.

Beispiel 2: Anzeige in Inhaltsverzeichnis oder Werkzeugleiste

Baggage-Dateien können Sie wie Hilfeseiten ins Inhaltsverzeichnis aufnehmen. Beispielsweise können Sie in einem Ordner namens „Weiterführende Informationen“ zusätzliche Handbücher im PDF-Format anbieten.

Öffnen Sie das Inhaltsverzeichnis und klicken Sie , um einen neuen Eintrag zu erstellen.
Geben Sie im Feld Seitentitel einen Beschriftungstext ein.
Klicken Sie die Schaltfläche und wählen Sie Baggage-Datei.
Wählen Sie in der nebenstehenden Auswahlliste die Baggage-Datei, die Sie verknüpfen möchten.

Alternativ können Sie Verweise auf wichtige Referenzdokumente direkt in der Werkzeugleiste des HTML-Hilfefensters anzeigen:

Öffnen Sie im Pod Projekteinrichtung das Hilfefenster der Microsoft HTML Help.
Aktivieren Sie im Fensterbereich Schaltflächen die benutzerdefinierte Schaltfläche mit der Bezeichnung Schaltfläche 1.
Klicken Sie Erweiterte Eigenschaften.
Geben Sie im Feld Bezeichnung einen Beschriftungstext und im Feld URL von benutzerdefinierter Schaltfläche 1 den Dateinamen der Baggage-Datei ein.

Dadurch wird in der Werkzeugleiste der Hilfe eine mit der Baggage-Datei verknüpfte Schaltfläche angezeigt:

Beispiel 3: Anzeige in IFrame

Über die von RoboHelp 8 unterstützte IFrame-Funktion können Sie Dokumente mittels Baggage-Dateien innerhalb von Topics einbetten. Das Dokument erscheint dann in einem getrennten Fensterbereich mit eigenen Scroll-Leisten. Dies kann beispielsweise bei technischen Referenzdaten oder Code-Beispielen nützlich sein. So können Sie längere Dokumente anzeigen, ohne auf der Hilfeseite viel Platz zu verlieren.

Im folgenden Beispiel kann sich der Benutzer in der Hilfe verschiedene Beispiele für eine Konfigurationsdatei anzeigen lassen:

Gehen Sie wie folgt vor:

Nehmen Sie eine Baggage-Datei auf, deren Format vom Browser darstellbar ist.
Hierfür eignen sich insbesondere Text (TXT) oder HTML-Dateien, andere Dateien im Textformat können Sie entsprechend umbenennen.
Öffnen Sie ein Topic und klicken Sie Einfügen > HTML > IFrame.
Geben Sie im Feld Name einen eindeutigen Namen für den Anzeigebereich ein.
Klicken Sie und suchen Sie die Baggage-Datei, die Sie verknüpfen möchten.
Der Anzeigebereich für die Baggage-Datei wird als Platzhalter im Topic angedeutet.
Passen Sie Höhe und Breite des Anzeigebereichs durch Ziehen mit der Maus an. Das Ergebnis können Sie in der Vorschau überprüfen.

Zusätzlich können Sie innerhalb eines Topics verschiedene Baggage-Dateien per Verweis im selben Anzeigebereich darstellen. Dadurch kann der Benutzer wie in obigem Beispiel zwischen verschiedenen Dokumenten wechseln:

Klicken Sie Einfügen > Hyperlink/Popup.
Klicken Sie die Schaltfläche und wählen Sie Datei.
Suchen Sie die Baggage-Datei, die Sie verknüpfen möchten.
Wählen Sie im Feld In Frame anzeigen den Namen, den Sie für den Anzeigebereich angegeben haben.

Die Baggage-Datei wird beim Anklicken des Verweises in dem festgelegten Anzeigebereich dargestellt.

Zu diesem Tipp gibt es auch ein Video-Tutorial: auf TipClip.tv

Comet veranstaltet Schulungen zu allen Versionen von RoboHelp, zum Beispiel zu RoboHelp 8.