Across - ein vielseitiges Translation Memory

Übersichtliche Startoberfläche

Beim ersten Blick auf What do you want to do? fällt die Übersichtlichkeit der Oberfläche positiv auf. Hier hat sich jemand Gedanken gemacht, welche Aufgaben BenutzerInnen typischerweise erledigen möchten. Kurze Erklärungstexte unter den Überschriften informieren über die Funktionen der einzelnen Module. Beispiel: „Alignment Wizard – Importieren Sie alte Quell- und Zieldokumente, um ein Translation Memory aufzubauen“. Ein Klick auf Mehr und die Hilfe öffnet sich an der passenden Stelle.

Ausführliche Hilfefunktion

Die deutsche Hilfe ist ausführlich und bietet Schrittanleitungen, Fallbeispiele sowie Hintergrundinformationen an, zum Beispiel über Terminologiearbeit oder die Funktionsweise von TMs. Doch warum sind die Screenshots in der Hilfe von der englischen und nicht von der deutschen Oberfläche?

Schwierig wird es, die passenden Artikel mit der Suchfunktion zu finden. Das liegt daran, dass manche Oberflächenbegriffe in der Hilfe anders geschrieben sind als in der Anwendung. Die Suche liefert keine Ergebnisse, wenn Sie nach „Dokumenteinstellungen“ suchen. Fündig werden Sie, wenn Sie nach „Dokumenten-Einstellungen“ suchen.
Lassen Sie sich jedoch nicht irritieren, wenn Sie auf Anhieb nichts finden. Nutzen Sie vielmehr die kontextsensitive Hilfe über F1.

Wenn Sie noch nie mit einem TM gearbeitet haben oder das erste Mal eine Funktion wie "Alignment" benutzen, sollten Sie die entsprechenden Einführungen der Hilfe lesen und sich anhand der ausführlichen Beschreibung mit dem Thema vertraut machen.

Individuelle Einstellungen

BenutzerInnen können individuelle Einstellungen in ihrem Profil speichern: von der Farbe, in der Treffer angezeigt werden, bis zur Speicherhäufigkeit der Übersetzungen. Allerdings ist es gelegentlich nicht leicht, die Stelle mit den gewünschten Einstellungen zu finden.

Um Ihr Profil individuell anzupassen, klicken Sie Tools -> Profileinstellungen.

Praktische Schaltflächen

Die am häufigsten benötigten Funktionen sind aus den Menüs in Schaltflächen ausgelagert und jederzeit sichtbar. Das spart die umständliche Suche in den Menüs.
Ohne Übung haben Sie jedoch kaum eine Chance, die abstrakten Symbole ihren Funktionen zuzuordnen.

Nützliche Tastenkombinationen

Beschleunigen Sie Ihre Arbeitsgeschwindigkeit, und nutzen Sie die Tastenkombinationen: Navigieren Sie zwischen Modulen oder Übersetzungssegmenten fast ohne Maus.

In der Hilfe finden Sie eine Referenz, in der alle vordefinierten Tastenkombinationen nach Themen aufgelistet sind: Across -> Across im Überblick -> Anhang -> Referenz: Tastenkombinationen.

Ihnen gefallen die festgelegten Tastenkombinationen nicht? Dann legen Sie Ihre eigenen fest. Informationen dazu finden Sie in der Hilfe über Across -> Across im Überblick -> Einführung -> Across anpassen unter den Einträgen Symbol-Leisten anpassen und Tastenkombinationen anpassen.

Definierte Rechte

Jeder Benutzer gehört einer bestimmten Benutzergruppe mit fest definierten Rechten an, zum Beispiel Terminologen, Projektmanager, Übersetzer. Vergessen Sie nicht, im Voraus den einzelnen Benutzern die benötigten Rechte zuzuweisen, gerade wenn mehrere Mitarbeiter zeitlich unabhängig voneinander arbeiten!

Für viele wichtige Aufgaben benötigen Sie mindestens Projektmanager-Rechte, zum Beispiel für das Ein – und Auschecken neuer Ausgangstexte.
Eine Auflistung, welche Benutzergruppe über welche Rechte verfügt, finden Sie in der Hilfe unter Across -> Across im Überblick -> Anhang unter dem Eintrag Rechtesystem: Standard-Einstellungen.

Reichen die definierten Rechte nicht aus? Dann definieren Sie eine neue Benutzergruppe und legen deren Rechte individuell fest. Sie benötigen dazu Supervisor-Rechte. Klicken Sie dazu in der linken Modulleiste Administration -> Gruppen -> Neu. Der Group Wizard öffnet sich und führt Sie durch die Anlage einer neuen Gruppe.

Festgelegte Sprachrichtungen

Ein Benutzer kann nur Texte in den Sprachrichtungen bearbeiten, die in seinen Einstellungen definiert sind.
Um diese zu ändern, benötigen Sie Supervisor-Rechte; der Benutzer muss währenddessen offline sein. Klicken Sie dazu in der linken Modulleiste Administration -> Benutzer. Wählen Sie den gewünschten Benutzernamen und klicken Sie Eigenschaften. Legen Sie im Reiter Sprachen die Sprachrichtungen fest.

Vorsicht bei der Formatierung von Ausgangstexten

Der Ausgangstext in Word ist nicht mit Formatvorlagen strukturiert? Oder ist gar die Absatzmarke für die Erstellung leerer Zeilen benutzt worden? Dann ist Vorsicht geboten! Beim Einchecken segmentiert Across den Ausgangstext womöglich an den falschen Stellen. Wenn Sie nicht sicher sind, ob die Formatierung im Ausgangstext in Ordnung ist, öffnen Sie sicherheitshalber den Text, und optimieren Sie ihn gegebenenfalls.

Folgendes kann mit schlecht formatierten Ausgangstexten passieren:
Wenn Sie ein PDF-Dokument erhalten und ein Word-Dokument daraus generiert haben, wird bei der Überführung von PDF zu Word an jedem Zeilenende eine Absatzmarke eingefügt. Across interpretiert diese Absatzmarke beim Einchecken als neuen Absatz. Beim Übersetzen erscheinen dann die durch die Absatzmarke getrennten Satzteile in unterschiedlichen Segmenten.
Wenn Sie schmale Tabellenspalten aus einem Word-Dokument einchecken, kann es ebenfalls passieren, dass Across das Ende jeder Spaltenzeile als Absatzende interpretiert. Im Extremfall kann ein Wort, das sich über zwei Spaltenzeilen erstreckt und mit Bindestrich getrennt ist, in Across in zwei unterschiedlichen Absätzen erscheinen.

Wiederherstellung der Formatierung

Across überträgt beim Auschecken die Formatierung des Ausgangstextes auf den übersetzten Zieltext. Vertrauen Sie jedoch nicht blind darauf, dass alles klappt! Checken Sie den Zieltext probehalber bereits nach der Übersetzung weniger Segmente aus. So erkennen Sie frühzeitig eventuelle Probleme.

Sie können auch die Vorschaufunktion über Tools -> Vorschau -> Vorschau Zieltext nutzen. Doch Vorsicht: In der Vorschau funktioniert die Wiederherstellung der Ausgangsformatierung nicht immer! Das bedeutet aber nicht, dass die Formatierung auch beim Auschecken nicht korrekt hergestellt wird. Besser, Sie gehen auf Nummer sicher und checken den Text probehalber aus.

Mehrere Workflow-Vorlagen zur Wahl

Die Workflow-Vorlage bestimmt, welche Aufgabentypen Across ausweist, zum Beispiel „Terminologiearbeit, Übersetzen und Korrektur“. Ist die richtige Workflow-Vorlage eingestellt? Überprüfen Sie dies vor dem Einchecken neuer Texte unter Tools -> Profileinstellungen -> Project Wizard-Einstellungen unter den Einträgen Workflow-Vorlage.

Sie haben ein Dokument versehentlich mit obigem Workflow eingecheckt, obwohl Sie nur übersetzen wollen? Dann können Sie die überflüssigen Aufgaben Terminologiearbeit und Korrektur wieder entfernen, indem Sie nachträglich den Workflow ändern. Klicken Sie in der linken Modulleiste Projekte -> Projekte. Wählen Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie unterhalb des rechten oberen Fensters Eigenschaften. Ändern Sie auf dem Reiter Dokument-Eigenschaften den Workflow. Dafür benötigen Sie Projektmanager-Rechte.

Anzahl der gespeicherten Übersetzungen

Im Normalfall soll zu jedem Ausgangssatz nur eine Übersetzung – also nur ein 100%-Match – in crossTank gespeichert werden, um fehlerhafte Übersetzungen in crossTank zu vermeiden. Überprüfen Sie daher, ob unter Tools -> Profileinstellungen -> crossTank -> Speichern im Bereich Speichereinstellungen die Option Mehrfache Übersetzungseinheiten durch Überschreiben verhindern aktiviert ist.

Im Ausnahmefall kann die Speicherung von Dubletten erwünscht sein, um beispielsweise unterschiedliche Kontexte zu berücksichtigen.

Probleme beim Matching

Nicht immer übersetzen Sie einen Ausgangssatz mit genau einem Zielsatz. Across hat dann Probleme bei der Zuordnung, dem sogenannten "Matching".
Legen Sie vorsichtshalber fest, dass in solchen Fällen ein Dialog erscheint, in dem Sie die Zuordnung manuell vornehmen. Wählen Sie unter Tools -> Profileinstellungen -> crossTank -> Speichern im Bereich Speicherung von Übersetzungseinheiten den Punkt Automatisches Speichern und den Unterpunkt Dialog öffnen, wenn Matching nicht automatisch möglich.

Alignment per Hand korrigieren

Beim Alignment liest Across einen Text und die Übersetzung ein und ordnet automatisch den einzelnen Sätzen ihre Übersetzung zu. Vertrauen Sie jedoch nicht blind darauf, dass die Zuordnung korrekt ist! Nutzen Sie unbedingt die Option Manuelle Korrekturen. Insbesondere bei Dokumenten mit Grafiken passieren oft Fehler.

Neuerungen in Across v5.0

Welche Neuheiten bietet Across v5.0? Hier eine Liste mit den wichtigsten Neuerungen (genaue Erläuterungen finden Sie auf der Across-Website (www.across.net) unter Services -> Doku-Center -> What’s New im PDF „WhatsNew_v50_de.pdf“):

erweiterte Dokumentenformate
verbesserte Unterstützung chinesischer und japanischer Quelldokumente
browserbasiertes Projektmanagement
benutzerdefinierte Systemattribute
Mehrfachauswahl von Attributwerten
Gliederung der crossTerm-Datenbank in Unterbereiche (Instanzen)
benutzerdefinierte crossTerm-Filter
Filtersets und kaskadierende Suche
CrossMining: statistische Analyse von Korrelationen zwischen Quell- und Zieltext
CrossAutomate: Automatisierung von Prozessen
CrossAnalytics: Reports und Analysen