Authoring Memory - das elektronische Gedächtnis

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Einheitlichkeit ist ein zentrales Qualitätskriterium für die Dokumentation und wird zu einem kritischen Kostenpunkt, je größer der Umfang der Dokumentation ist, je mehr Personen bei der Erstellung der Inhalte mitwirken und in je mehr Sprachen der Ausgangstext übersetzt wird. Aber: Wir wissen alle, wie schwer es ist, Terminologie, Schreibweisen und Formulierungen in den Griff zu bekommen.

In der professionellen Redaktion werden daher seit jeher Möglichkeiten gesucht, die den Autoren das Erreichen von Einheitlichkeit erleichtern. Im Laufe der Zeit ist ein reichhaltiges Instrumentarium entstanden, angefangen von formalen Prüfprogrammen für die Rechtschreibung bis hin zu methodischen Ansätzen für die Wiederverwendung von Inhalten wie die Klassenkonzept-Technik von Prof. Sissi Closs (siehe Kasten).

Klassenkonzept-Technik von Prof. Sissi Closs

Mit der Klassenkonzept-Technik [Closs, 2007] lassen sich Modelle und Standards für topicbasierte Informationsgebilde definieren. Das Klassenkonzept stellt ein stabiles und gleichzeitig flexibles Gerüst für Inhalte beliebiger Größe und Komplexität dar.
Es gibt einen Rahmen vor, der die Erstellungsseite leitet und die Effizienz auf der Erstellungs- und Nutzungsseite unterstützt. Es macht die Qualität eines Informationsgebildes überprüfbar und hilft, Aufgaben zu automatisieren. So kann effektiv festgestellt werden, ob ein benötigtes Modul schon existiert oder ein vorhandenes Modul verändert werden darf, ohne dass sich Fehler einschleichen, weil die Änderung nicht für alle Stellen gilt, an denen das Modul verwendet wird.

Und dennoch ist das Ziel noch nicht erreicht. Trotz Styleguides, Richtlinien, Normen und Vorlagen, die mit hohem Aufwand erstellt, gepflegt und erlernt werden müssen, kommt es immer wieder zu Abweichungen sowie unnötigen Redundanzen und Überschneidungen, selbst wenn nur eine Person im Spiel ist.

Das liegt im Wesentlichen an der Schwerfälligkeit und Trägheit des bisherigen Vorgehens. Für die Autoren ist es unmöglich, alle vorhandenen Inhalte und Festlegungen zu kennen. Das Auffinden passender Vorlagen und Vorgaben erfordert zumindest eine grobe Ahnung, dass solche existieren, und zusätzlich eine meist aufwändige Suche, bis das Passende gefunden ist. Das ist trotz guter Suchfunktionen immer noch zu aufwändig, um bei jedem Satz, der neu geschrieben wird, separat und zusätzlich zur Erstellung der Inhalte durchgeführt werden zu können. Zudem werden Neuerungen erst zeitversetzt oder gar nicht in die vorhandenen Vorgaben eingepflegt, sodass beispielsweise neue Begriffe erst mit großer Zeitverzögerung in der standardisierten Terminologie auftauchen.

Wie funktioniert das elektronische Gedächtnis?

Das elektronische Gedächtnis, eine Übertragung der aus Übersetzungswerkzeugen bekannten Translation-Memory-Funktion auf die Redaktionswelt, bietet jetzt viel versprechende Lösungsansätze von der Tool-Seite (siehe Tabelle).

Produkte mit Authoring-Memory-Funktion

Die folgenden Tabelle zeigt Produkte, die eine Authoring-Memory-Funktion bieten:

Produkt	Hersteller	Basis	Web
Author-it Xtend	ASC	Author-it 5.0	www.author-it.de
SDL Author Assistant	SDL	gängige Autorenwerkzeuge wie z. B. FrameMaker oder Word	www.sdl.com
Across Author PlugIns	Across	Across Language Server crossConnect	www.across.net

So bietet das Redaktionssystem Author-it in der jüngsten Version eine neue Funktion, genannt Authoring Memory. Bei der Texteingabe prüft dieses elektronische Gedächtnis automatisch, ob ein ähnlicher oder identischer Inhalt bereits existiert und wenn ja, bietet es diesen zur Auswahl an. Dadurch entfällt die Suche nach schon vorhandenen Inhalten und es wird verhindert, dass derselbe Inhalt immer wieder neu erstellt wird.

Abbildung 1: Authoring-Memory-Funktion von Author-it Xtend

Die Autoren können individuell einstellen, ob nur identische Inhalte vorgeschlagen werden oder auch ähnliche Formulierungen, die bis zu einem gewählten Grad vom neubegonnenen Text abweichen.

Abbildung 2: Authoring-Memory-Funktion von Author-it Xtend

Auch vorhandene Inhalte können mit Authoring Memory auf unerwünschte Inkonsistenzen geprüft und mühelos vereinheitlicht werden.

Abbildung 3: Ergebnis nach der Vereinheitlichung mit Author-it Xtend

Vorteile des elektronischen Gedächtnisses

Die Vorteile des elektronischen Gedächtnisses liegen auf der Hand:

Die Wiederverwendung vorhandener Begriffe und Formulierungen verhindert Inkonsistenzen.
Die integrierte und automatische Vorschlagsfunktion erleichtert Autoren das Einhalten von Konventionen und beugt Fehlern vor.
Styleguides können entschlackt werden.
Lektoratsarbeiten entfallen oder werden zumindest deutlich reduziert, weil Terminologie, Schreibweisen und Formulierungen tool-gestützt vereinheitlicht werden.
Der Umfang der Quellinhalte verringert sich.
Die Qualität der Ausgangstexte und Übersetzung wird aufgrund der Einheitlichkeit deutlich verbessert. Dadurch sinken die Kosten für Pflege, Verwaltung und Übersetzung der Inhalte.

Literatur

Closs, Sissi: Single-Source-Publishing: Topicorientierte Strukturierung und DITA, München, 2007 (entwickler.press, 3-935042-98-1).

Prof. Sissi Closs
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