Wissensaustausch mit Wikis: Einfach loslegen

Schnelligkeit und Kosten waren schon immer ein zentrales Thema für die Dokumentation und werden immer wichtiger. Herkömmliche Verfahren und Tools bieten oft nicht genügend Flexibilität. Das gilt für die gängigen Profi-Autorenwerkzeuge und erst recht, wenn, wie immer häufiger dringend erforderlich, Verwaltungssysteme ins Spiel kommen. Hohe Lizenzkosten verbunden mit in der Regel noch viel höheren Kosten für Konfiguration, Schulung und Umstellung der Arbeitsabläufe machen ihren Einsatz aufwändig, teuer und ineffizient. Zudem ergeben sich, bedingt durch die weitgehend unstrukturierte Ausgangssituation, jahrelange Erprobungsphasen, in denen nicht selten ein Produktivbetrieb nur eingeschränkt oder noch gar nicht möglich ist.

Grund genug, um nach Alternativen Ausschau zu halten. Und es gibt sie in Form von Wikis. Während bei „echten" Verwaltungsumgebungen (Dateisystem oder datenbankengestütztes System) die Struktur des Inhalts vorher bekannt sein muss, passt sich ein Wiki organisch an die Bedürfnisse an. Ohne lange zu planen, können Anwender einfach loslegen und kreative Wissensbasen realisieren.

Schnell und kostenlos

Der Begriff Wiki stammt aus dem Haiwaiianischen und bedeutet „schnell". Damit ist das meiste schon gesagt, denn Wikis sind für den schnellen Wissensaustausch gedacht. Jeder berechtigte Benutzer kann die Inhalte lesen, durchsuchen, bearbeiten und miteinander verlinken. Wichtige Verwaltungsfunktionen stehen kostenlos zur
Verfügung. Die Wiki-Idee wurde 1994 von Ward Cunningham für die unkomplizierte Kommunikation unter Entwicklern geboren. Heute gibt es zahlreiche Implementierungen für unterschiedlichste Zwecke. Technisch gesehen ist ein Wiki eine Server-Software, mit der Inhalte über einen einfachen Web-Browser editiert, durchsucht und angesehen werden können. Die im Folgenden aufgeführten Features gehören zum Standardumfang der meisten Wiki-Implementierungen. Darüber hinaus liegt auch der Quellcode offen, so dass beliebige Zusatzfunktionen programmiert werden können.
Direkte Editierbarkeit und einfache Vernetzung der Inhalte sind die herausragenden Merkmale eines Wiki. Wenn Benutzer den Inhalt einer Seite editieren, können sie im Text so genannte WikiWords benutzen (interne Verlinkung). Dies hat folgenden Effekt:

• Wenn das WikiWord in diesem Wiki noch nicht benutzt wurde, wird in der editierten Seite ein Link auf eine neue Seite mit dem WikiWord als Seitenname angezeigt. Der Benutzer kann dann auf den Link klicken und so die neu Seite erstellen und deren Inhalt definieren.
• Wenn das WikiWord bereits benutzt wurde und somit eine Seite mit diesem Namen existiert, wird in der editierten Seite ein Link auf diese Seite angezeigt. So können Inhalte auf einfache Weise miteinander verlinkt werden.

Durch Angabe der entsprechenden Zieladresse können wie bei HTML Links auf andere Webseiten oder Dateien (z. B. Tabellenkalkulationsdateien) gesetzt werden (externe Verlinkung).

Die sehr einfachen Tags der WikiWiki Markup Language werden vom Wiki-Server in HTML übersetzt, wenn eine Seite an einen Web-Browser geschickt wird. Die WikiWiki Markup Language ist allerdings nicht standardisiert. Gemeinsam haben die verschiedenen Implementierungen sehr einfache Tags für Listen, Überschriften und die Kennzeichnung der WikiWords, ohne die das Verlinken von Wiki-Seiten nicht realisierbar wäre. Mit Hilfe dieser vordefinierten Grundformatierungen können einfache Layouts ohne Aufwand erstellt und abgeändert werden. Grafiken lassen sich durch Angabe ihres Speicherorts in Wiki-Seiten referenzieren. Beim Aufruf einer Seite mit Grafik-Referenz, wird die Grafik von ihrem Speicherort geladen und angezeigt. Andere multimediale Inhalte wie z. B. Videos lassen sich ähnlich einbetten. Wiki-Seiten können zudem hierarchisch strukturiert werden, die Hierarchie kann als Navigationshilfe
angezeigt werden.

Ein Wiki stellt nützliche Verwaltungsfunktionen kostenlos zur Verfügung, wobei kostenlos nicht nur keine Lizenzkosten bedeutet, sondern insbesondere keine Konfigurationsaufwände.

Wer welche Inhalte verändern und sehen darf, ist über Zugriffsberechtigungen festlegbar. Es können alphabetische Listen, thematische Kataloge oder Seiten mit persönlichen Portalen erstellt werden.

Die Wiki-Seiten werden versioniert, für jede Version können die bearbeitende Person ermittelt sowie Vergleiche zu Vorgängerversionen durchgeführt werden. Wichtig für die Kontrolle über die Wiki-Netzstruktur ist die Backlink-Funktion. Zu einer Wiki-Seite liefert sie alle anderen Wiki-Seiten, die auf diese Seite verweisen. Schließlich können die Inhalte aus dem Wiki exportiert werden, um sie für andere Welten verfügbar zu machen.

Immer mehr Anwendungen

Dank der überzeugenden Vorteile - einfacher Wissensaustausch und kostenlose Verwaltung - haben Firmen wie Comet Einsatzmöglichkeiten im Doku-Bereich gesehen und erfolgreich erprobt. Für Glossare, Entwicklungsinput und Richtlinien im Dokumentationsteam haben sie Wikis gewinnbringend aufgesetzt.

Ein Wiki ist in seiner heutigen Form sicher nicht die Lösung für alle Dokumentationsaufgaben. Die genannten Einsatzmöglichkeiten zeigen jedoch, dass es viele Anwendungsbereiche gibt und in Zukunft immer mehr geben wird, für die Wikis die beste Lösung sind - wenn nicht sogar die einzige Lösung überhaupt.

Internetadressen zu Wikis

Zugang zu wichtigen Wiki-Informationen finden Sie über die folgende Auswahl an Internetadressen:

Wiki-Plattformen

• MediaWiki: http://Wikipedia.sourceforge.net 
• TWiki: http://www.twiki.org/
• PhpWiki: http://phpwiki.sourceforge.net
• Übersicht über Wikis: http://www.wiki.org/

Wiki-Anwendungen

• Enzyklopädie: http://de.wikipedia.org/
• Infos über Wiki: http://meta.wikimedia.org/
• Die Erste: http://c2.com/cgi/wiki

Artikel auf Chinesisch

KOMPAKT

Wirtschaftlichkeit
Wikis sind für den schnellen Wissensaustausch gedacht, sie stellen wichtige Verwaltungsfunktionen kostenlos zur Verfügung. Der Quellcode liegt offen, so dass beliebige Zusatzfunktionen programmiert werden können.

Technik
Ein Wiki besteht aus einer Server-Software, mit der Inhalte über einen Web-Browser editiert, durchsucht und angesehen werden können.

Workflow
Direkte Editierbarkeit und einfache Verlinkung der Inhalte sind die herausragenden Merkmale eines Wiki. Neben den Lizenzkosten fallen insbesondere auch kaum Kosten für die Konfiguration an.

Dieser Artikel wird mit freundlicher Genehmigung der Hüthig GmbH & Co. KG (http://www.huethig.de) publiziert.
Quellangaben: Produkt Global. Heft 2/2006. S. 50-51