Kontrollierte Sprache

Kontrollierte Sprachen sind Varianten von natürlichen Sprachen wie Deutsch oder Englisch. Erstere haben das Ziel, Fachsprachen nach speziellen Regeln zu vereinfachen. Folgendes wird festgelegt:

Fachterminologie
Wortschatz (allgemeiner Kernwortschatz)
Stil, Grammatik, Satzbau (z. B. Länge von Sätzen und Absätzen, Verwendung von Aktiv in Anleitungen)

Beispiel 1
Falsch: Die eingegebenen Orte werden in die Zieltabelle übertragen.
Richtig: Übertragen Sie die eingegebenen Orte in die Zieltabelle.

Fachsprachen sind häufig komplex und schwer verständlich. Hingegen sind kontrollierte Sprachen einfacher strukturiert und eingängiger, da sie begrenzte Ausdrucksmöglichkeiten kennen, wobei Wortwahl und Satzbau weitgehend vorgegeben und somit quasi standardisiert sind. Auch wenn sich Lesbarkeit und Verständlichkeit der Texte erhöhen, merken die Leser(innen) normalerweise nicht, wenn Texte in kontrollierter Sprache verfasst sind.

Geschichte

Durch die wirtschaftliche Globalisierung ergab sich bereits in den 70er Jahren die Notwendigkeit, produktbegleitende Dokumentation in sämtliche Sprachen der Exportmärkte zu übersetzen. Um einiges an Kosten für die Übersetzungen zu sparen, wurde die Dokumentation in einem vereinfachten Englisch verfasst, sodass sie auch für Nicht-Englisch-Muttersprachler verständlich ist. Dieser Trend hat mittlerweile auch andere Sprachen erreicht, sodass die meisten international tätigen Unternehmen kontrollierte Sprachen einsetzen.

Praxis

Auch Comet setzt die Prinzipien der kontrollierten Sprache erfolgreich ein, um Dokumente klar und lesefreundlich zu gestalten. Eine möglichst einfache und eindeutige Sprache erleichtert dabei auch die spätere Übersetzung. Bei neuen Projekten legen Technikredaktion und Übersetzung die Terminologie in Absprache mit den Kunden von vornherein fest. Bei bestehenden Projekten werden Dokumente kontinuierlich vereinheitlicht. Das System der internen Qualitätssicherung stellt zudem sicher, dass teamübergreifend ein einheitlicher Stil gepflegt wird - besonders bei umfangreichen Projekten.

Speziell für die Software-Dokumentation gibt die Firma Microsoft mit ihrem Style Guide und ihrer Terminologieliste Richtlinien vor, die als Orientierung dienen können.

Beispiel 2
Ursprungstext (ohne Richtlinien):
Wenn Sie ein Dokument speichern möchten, wählen Sie Speichern unter aus dem Menü Datei.
Falls Sie das Dokument bereits zu einem früheren Zeitpunkt gespeichert haben, klicken Sie die Option Speichern.
Gehen Sie in das Verzeichnis, wo Sie das Dokument speichern wollen.
Tragen Sie einen Dateinamen ein.
Wählen Sie die Schaltfläche OK.

Text gemäß Microsoft Style Guide
So speichern Sie ein neues Dokument:
1.   Klicken Sie im Menü Datei den Befehl Speichern unter.
2.   Wählen Sie das Verzeichnis, in dem Sie das Dokument speichern möchten.
3.   Geben Sie einen Dateinamen ein.
4.   Klicken Sie OK.

So speichern Sie ein bestehendes Dokument:
•   Klicken Sie im Menü Datei den Befehl Speichern.

Ziele

Mit dem übergeordneten Ziel, die Qualität von Dokumentation zu steigern, zielen kontrollierte Sprachen vor allem auf Folgendes ab:

leichtere Verständlichkeit
einheitliche Dokumente durch Standardisierung
bessere maschinelle Übersetzung

Leichtere Verständlichkeit

Ein Ziel ist, Sätze nicht mehrfach lesen zu müssen, um sie zu verstehen. Texte in kontrollierter Sprache werden also insgesamt einfacher lesbar und leichter verständlich. Und verständlichere Dokumentation erleichtert schließlich auch die Produktbedienung, was aus Benutzersicht die Qualität des Produktes erhöht.

Weil kontrolliertes Englisch aufgrund des beschränkten Wortschatzes und des vereinfachten Satzbaus auch für Nicht-Englisch-Muttersprachler leichter erlernbar ist als natürliches Englisch, erübrigt sich vielfach das Übersetzen, was den Unternehmen Kosten spart.

Einheitliche Dokumente

Die Wortschatz- und Schreibregeln der kontrollierten Sprache gewährleisten einen einheitlichen Sprachstil - auch wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten oder aber an verschiedenen Dokumenten für denselben Kunden. Die dokumentübergreifende Konsistenz lässt sich durch kontrollierte Sprache quasi nebenbei herstellen. Dadurch entfällt bzw. verringert sich der Zusatzaufwand für etwaige Nachbearbeitungen zur Harmonisierung von Dokumenten.

Bessere maschinelle Übersetzung

Ein weiteres Ziel für den Einsatz kontrollierter Sprachen ist die Vereinfachung der maschinellen Übersetzung. Wer Webseiten maschinell übersetzen lässt, z. B. mit Babelfish oder in Google, schmunzelt zuweilen über das eigentümliche Ergebnis. Dass keine wirklich gute Übersetzung möglich ist, liegt daran, dass die zugrunde liegenden Texte in der Regel in natürlichen Sprachen verfasst sind. Durch kontrollierten Input kann die Qualität maschineller Übersetzungen um ein Vielfaches verbessert werden. Je mehr ein Text der kontrollierten Sprache folgt, desto geringer ist die Fehlerwahrscheinlichkeit bei der maschinellen Übersetzung.

Der vereinfachte Satzbau lässt nur eine begrenzte Anzahl von Satzkonstruktionen zu und schließt komplexe, verschachtelte Satzkonstrukte gänzlich aus. Dadurch haben Übersetzungsprogramme kein Problem, Satzteile korrekt zu erkennen und zuzuordnen.

Ein wesentliches Prinzip im Wortschatz von kontrollierten Sprachen ist die Eindeutigkeit eines jeden Wortes. Ein Wort kann weder mehrere Bedeutungen haben, noch können mehrere Wörter dasselbe bedeuten (Synonyme). Das heißt, es gibt für jedes Wort auch nur eine mögliche Übersetzung.

Beispiel 3
Das Wort test ist nur als Nomen
zugelassen und nicht als Verb.
Falsch: Test your system.
Richtig: Do the system test.

Hilfsmittel

Kontrollierte Sprachen erlauben den Einsatz von Hilfsmitteln, die das Arbeiten in der Technikredaktion erleichtern.

Controlled-Language-Checker

Eine wichtige Hilfe für die Technikredaktion sind die so genannten Controlled-Language-Checker. Diese Tools überprüfen, ob alle Regeln der kontrollierten Sprache eingehalten werden. Wörter oder Satzkonstruktionen, die unzulässig sind, werden hervorgehoben und mit Alternativvorschlägen oder Hilfestellungen zur Fehlerbeseitigung versehen.

Die Funktionsweise der Checker ist sehr unterschiedlich. Einige lassen sich als Plug-in in die Arbeitsumgebung integrieren, andere werden als separate Programme aufgerufen. Es gibt interaktive Checker, die den Text Satz für Satz prüfen, und solche, die das gesamte Dokument abschließend prüfen. Viele Checker lassen sich individuell konfigurieren, sodass z. B. berücksichtigt werden kann, ob es sich bei den Redakteur(inn)en um Muttersprachler handelt oder ob sie über linguistische Kenntnisse verfügen. Die Fehlermeldungen des Checkers fallen dann entsprechend aus.

Authoring-Memory

Es gibt so genannte Authoring-Memorys (AM), die ähnlich funktionieren wie Translation-Memory-Systeme: Sätze, die bereits einmal erfasst wurden, müssen nicht wiederholt formuliert werden, sondern können direkt aus dem Memory übernommen werden. Dabei können sowohl Textbausteine als auch Datenbanken (auch anderer Dokumentationen) genutzt werden. Das erhöht die Konsistenz von Dokumenten zusätzlich.

Aussichten

In der Zukunft werden Prüfprogramme (Checker) eine immer wichtigere Rolle spielen, und auch die Prüfmöglichkeiten werden sich weiterentwickeln, sodass nicht nur die syntaktische Korrektheit von Sätzen, sondern auch die Bedeutung von Wörtern überwacht werden kann.

In vielen Unternehmen setzt sich zunehmend die Erkenntnis durch, dass der Einsatz kontrollierter Sprachen auch entscheidende Wettbewerbsvorteile sichert, weil Kund(inn)en verständliche Dokumentation schätzen.

Einige bekannte kontrollierte Sprachen

AECMA SE: Association Européenne des Constructeurs de Matériel Aérospacial - Simplified English
ASD-STE: AeroSpace and Defence Industries Association of Europe - Simplified Technical English
CTE: Caterpillar Technical English
FR: Français Rationalisé
SDD: Siemens DokumentationsDeutsch