Single Sourcing auch für Schulungs- und Präsentationsunterlagen

Dies führt zu den bekannten Problemen: Informationen werden mehrfach erstellt. Verwaltung und Pflege sind aufwändig und fehleranfällig, die Ergebnisse häufig nicht gut. In den letzten Jahren haben sich Single-Source-Verfahren entwickelt, die helfen, genannte Probleme zu lösen oder zumindest zu lindern.

Mitarbeiter erstellen und verwalten Schulungs- und Präsentationsunterlagen häufig auf dem eigenen Client-Rechner. Im entscheidenden Moment fehlen aktuelle Unternehmenszahlen, Folien mit gleichem Inhalt existieren in unterschiedlichen Versionen, oder sie stimmen nicht mit Informationen aus dem Internet und der Produktdokumentation überein. Eine einheitliche und konsistente Außendarstellung des Unternehmens im Sinne einer Corporate Identity ist so kaum zu wahren. Hohe Aufwände bei trotzdem nur wenig zufrieden stellender Qualität machen neue Vorgehensweisen erforderlich. Sinnvoll ist der Ansatz, Schulungs- und Präsentationsunterlagen nicht isoliert zu betrachten, sondern als Teil der Gesamtokumentation.

Chancen von Single-Source-Publishing

Beim Single-Source-Publishing werden Inhalte unabhängig vom Publikationsformat medienneutral in nur einer einzigen Quelle erstellt und gepflegt und stehen sowohl für Schulungs- und Präsentationsfolien als auch für andere Medien bereit. Das Layout wird passend zum jeweiligen Ausgabeformat über zentrale Vorlagen bei der Publikation zugewiesen. Dadurch bietet Single-Source-Publishing die Chance, Erstellungs- und Verwaltungsprozesse auch für Schulungs- und Präsentationsunterlagen wesentlich effizienter zu gestalten.

Wie sieht die Arbeit mit Single-Source-Publishing aus?

Mitarbeiter greifen auf einen zentralen Informations-Pool zu und stellen sich die Inhalte, die sie für ihre Präsentation benötigen, individuell zusammen. Neue Inhalte oder Änderungen werden nur einmal bearbeitet und stehen anderen Mitarbeitern unmittelbar über den Pool zur Verfügung. Durch eine Trennung von Inhalt und Layout können sich Mitarbeiter auf die Inhalte konzentrieren und werden von Gestaltungsaufgaben befreit. Eine differenzierte Rechteverwaltung legt fest, welcher Mitarbeiter Änderungen vornehmen darf. Bereitgestellte Verwaltungsfunktionen wie Volltextsuche, Statusabfrage, Versionskontrolle oder Reviews unterstützen die Arbeit.

Welche Vorteile bringt das?

Single-Source-Publishing bietet in diesem Zusammenhang viele praktische Vorteile:

Die Konsistenz der Inhalte kann einfacher gewährleistet werden. So erhält der Kunde beispielsweise trotz kurzfristiger Änderungen in der Präsentation Informationen, die mit weiteren Unterlagen übereinstimmen.
Die Erstellung der Präsentationen wird beschleunigt, weil Mitarbeiter schneller auf die zentral verwalteten Inhalte zugreifen können.
Vorlagen erlauben eine einheitliche und mediengerechte Außendarstellung.

Schulungs- und Präsentationsunterlagen mit Author-it

Mit dem Redaktionssystem Author-it lassen sich Single-Source-Verfahren aufbauen, die auch für Schulungs- und Präsentationsunterlagen zu nutzen sind. Bereits bestehende Inhalte aus Handbüchern und Online-Hilfen können wiederverwendet werden. Alle Inhalte werden einheitlich und zentral in derselben Redaktionsumgebung bearbeitet. Ganz nach Bedarf können unterschiedliche Dokumente in dem Pool zusammengestellt werden. So kann beispielsweise dieselbe Schrittanleitung sowohl in einer Folie, einer Schulungsunterlage und einer Online-Hilfe erscheinen.

Online-Präsentationen bei Author-it werden in standardkonformem HTML dargestellt und lassen sich in einem Web-Browser anzeigen. Geeignete schon von Author-it zur Verfügung gestellte Templates sorgen für die erforderliche Funktionalität. Weiterschaltung, dynamische Effekte, automatischer und zeitgesteuerter Ablauf, wie sie aus MS PowerPoint bekannt sind, können auch für die mit Author-it erzeugten HTML-Folien verwendet werden. Das Layout wird wie üblich durch geeignete Formatdefinitionen festgelegt. Folgende Features unterstützen eine professionelle Darstellung:

Während des Vortrags kann gezielt auf einzelne Folien zugegriffen werden.
Über Variablen lässt sich der Präsentationsablauf individuell steuern.
Folien können für eine zielgruppengerechte Darstellung mit wichtigen Elementen ausgestattet werden: expandierende Texte, Pop-up-Fenster sowie eingebundene Grafiken und Animationen.

Fazit

Schulungs- und Präsentationsunterlagen bilden heute eine wesentliche Säule der Informationsvermittlung, die andere Informationsangebote wie Internet, Marketingbroschüren und Angebotsbeschreibungen ergänzt. Single-Source-Publishing bietet die Chance, sowohl die Konsistenz und Einheitlichkeit der Darstellung zu optimieren als auch Arbeitsabläufe in der Erstellung und Verwaltung der Inhalte effizienter zu gestalten. Diese Vorteile lassen sich neben der Technischen Dokumentation unter anderem in Bereichen wie Marketing, Vertrieb und Schulung Gewinn bringend nutzen.

In der Einführungsphase bedeutet das Einrichten von Vorlagen zunächst einen erhöhten Planungs- und Koordinationsaufwand. Effizienzvorteile entstehen aber, wenn mit einer größeren Anzahl von Schulungs- und Präsentationsunterlagen zu rechnen ist.