Word 97/2000 – Serienbrief in Word mit Daten aus Excel

Dieser Tipp beschreibt, wie Sie die in Excel eingegebenen Daten für einen Serienbrief in Word verwenden.

Wie Sie eine kleine Datenbank in Excel erstellen, ist in Datenbank mit Eingabemaske beschrieben. Dieser Tipp beschreibt, wie Sie die in Excel eingegebenen Daten für einen Serienbrief in Word verwenden. Der Tipp funktioniert in Word 97 und Word 2000.

So bereiten Sie das Seriendruck-Dokument vor

1. Legen Sie ein neues Dokument an und speichern Sie es unter einem aussagekräftigen Namen. Hier: "Serienbrief_Adressen.doc".
2. Klicken Sie im Menü Extras die Funktion Seriendruck. Der Dialog Seriendruck-Manager öffnet sich.
   
   
   
   
3. Klicken sie Erstellen und wählen Sie im Klappmenü Serienbriefe.
4. Klicken Sie im nächsten Dialog Aktives Fenster.
5. Bevor Sie das Hauptdokument weiter bearbeiten, importieren Sie die Daten aus Ihrer Excel-Datei:
   Klicken Sie Daten importieren und wählen Sie aus dem Klappmenü Datenquelle öffnen.
   
   
   
   
6. Navigieren Sie im Dialog Datei öffnen zur Excel-Datei und wählen Sie neben Dateityp "MS Excel-Arbeitsblätter (*.xls)". Klicken Sie Öffnen.
7. Klicken Sie im nächsten Dialog OK.
8. Eine Meldung weist Sie darauf hin, dass Word keine Seriendruckfelder gefunden hat. Klicken Sie Hauptdokument bearbeiten.
   Word hat jetzt eine zusätzliche Menüleiste eingefügt, die Sie für die Strukturierung Ihres Serienbriefs verwenden.
   
   
   
   

So fügen Sie Felder in Ihr Seriendruck-Dokument ein

1. Klicken Sie Bedingungsfeld einfügen und wählen Sie Wenn...Dann...Sonst.
2. Füllen Sie die Felder wie im Screenshot dargestellt aus.
   
   
   
   
3. Klicken Sie OK.
4. Geben Sie eine neue Zeile ein.
5. Klicken Sie Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie Titel.
6. Um Leerzeichen vor Namen zu vermeiden, die keinen Titel haben, fügen Sie unmittelbar nach "Titel" ein Bedingungsfeld Wenn...Dann...Sonst ein und geben im Bereich Dann diesen Text einfügen ein Leerzeichen ein:
   
   
   
   
7. Fügen Sie anschließend die restlichen benötigten Seriendruckfelder ein.
8. Geben Sie ein paar Absätze ein, damit ein Abstand zur Anredezeile entsteht.
9. Klicken Sie Bedingungsfeld einfügen und wählen Sie Wenn...Dann...Sonst.
10. Füllen Sie die Felder wie im Screenshot aus.
    
    
    
    
11. Klicken Sie Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie Name.
12. Ihr Seriendruck-Dokument sollte wie folgt aussehen:
    
    
    
    
13. Speichern Sie die Datei.

 

So erzeugen Sie Einzelbriefe

1. Klicken Sie das Symbol für den Seriendruck-Manager.
   
   
   
   
2. Klicken Sie im Dialog Seriendruck-Manager die Schaltfläche Ausführen.
3. Klicken Sie im Dialog Seriendruck die Schaltfläche Verbinden (Word 2000: Zusammenführen).
   Word erzeugt die Einzelbriefe in einem neuen Dokument.
   

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20.01.05
Eva Fitz - Redaktionsleiterin bei Comet Computer
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